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VMQCA - Association & Règlements
RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX

Réglements généraux VMQCA (Septembre 2016)

  • Définitions

    • A.G.A. - Assemblée Générale Annuelle
    • A.G.S. - Assemblée Générale Spéciale
    • C.A. - Conseil d'Administration
    • C.E. - Comité Exécutif
    • F.Q.S.C. - Fédération Québécoise des Sports Cyclistes

  1. Noms

    L'Association est connue sous le nom de Association régionale de vélo de montagne Québec Chaudière-Appalaches.
    L'abréviation officielle est: A.R.V.M.Q.C.A.

  2. Territoire

    Le territoire de l'association est déterminé selon la définition de région-loisir reconnue par la Direction des sports du Ministère des Affaires Municipales ou tout autre organisme officiel du Gouvernement du Québec.

  3. Siège social

    Le siège social de l'association est situé à l'adresse de son président en fonction ou à tout autre endroit dans la limite de la région, cet endroit est déterminé par le C.E.

  4. Sceau

    Le sceau de l'association est celui adopté par le C.A., par résolution, et doit comporter le nom de l'association. L'absence de ce sceau ne peut en rien invalider les décisions prises par l'ARVMQCA.

  5. Membres

    1. Catégories

      1. Membres collectifs
        Les clubs de vélo de montagne dont le siège social est situé sur le territoire de l'ARVMQCA, qui sont membres en règle de la FQSC et qui sont acceptés par le C.A.
      2. Membres individuels
        Les individus intéressés par le vélo de montagne, qui sont membres en règle de la FQSC.
        Tout membre individuel qui est majeur et qui remplit les conditions d'adhésion à la FQSC peut se prévaloir de son droit de vote lors de l'A.G.A. ou d'une A.G.S.
      3. Membres affinitaires
        Les organismes ou entreprises qui ont des objectifs affinitaires à ceux de l'ARVMQCA et dont la demande d'adhésion a été acceptée par le C.A.
        Les membres affinitaires ont un seul droit de vote par organisme ou entreprise à l'AGA ou à une A.G.S.

    2. Cotisation

      1. Le montant de cotisation des membres qui est versé à l'ARVMQCA annuellement est déterminé par l'AGA
      2. La quote-part des courses (royautés). Un montant uniforme est prélevé sur chaque inscription d'un coureur à une compétition régionale sanctionnée par la FQSC et tenue sur le territoire de l'ARVMQCA.

    3. Démission

      Tout membre qui cesse d'être qualifié ou offre sa démission par écrit cesse d'être membre de l'ARVMQCA à partir de la date d'acceptation par résolution du CA.
      Dans le cas d'un membre collectif, la démission entraîne la perte des avantages et privilèges rattachés à son adhésion à l'ARVMQCA.

    4. Suspension et expulsion

      Le CA, par résolution, peut suspendre pour une période déterminée ou expulser tout membre de l'ARVMQCA qui enfreint les règles de l'association ou de la FQSC ou dont la conduite et les activités sont jugées nuisibles à l'ARVMQCA. Le CA est autorisé à adopter et suivre en cette matière la procédure qu'il peut déterminer.
      La décision du CA , en cette matière, peut être révisée lors d'une AGS convoquée à cette fin ou à l'AGA et la décision des membres est finale et sans appel.

  6. Assemblée des membres

    1. Assemblée générale annuelle (AGA)

      L'Assemblée générale annuelle des membres de l'ARVMQCA se tient à la date et au lieu que le CA fixe à chaque année, mais devra se tenir dans les 60 jours qui suivent la fin de l'année financière de l'ARVMQCA.

    2. Assemblée générale spéciale (AGS)

      Une assemblée générale spéciale des membres de l'ARVMQCA peut être convoquée en tout temps, sur résolution du CA ou du CE ou sur demande écrite et signée par 5 membres actifs de l'ARVMQCA, cette demande doit être adressée au président de l'ARVMQCA.
      L'avis de convocation d'une AGS doit mentionner la date, l'heure, l'endroit et le ou les sujets à l'ordre du jour. Seuls les sujets mentionnés à cet ordre du jour peuvent être discutés et votés à cette assemblée. L'ordre du jour d'une A.G.S. ne comporte pas de point "varia" ou "autres sujets".
      À défaut par le président de l'ARVMQCA de convoquer l'AGS dans les dix jours suivant la réception de la demande faite par les requérants, ceux-ci peuvent convoquer eux-mêmes cette assemblée aux lieu et temps qu'ils détermineront. Dans ce cas le délai de convocation est de 5 jours francs.

    3. Avis de convocation

      Les AGA sont convoquées au moyen d'un avis écrit envoyé aux membres, à leur dernière adresse connue et/ou publiée dans la liste officielle des membres de la FQSC. Cet avis doit indiquer l'endroit, la date, l'heure et le projet d'ordre du jour.
      Le délai de convocation pour une AGA est de quinze (15) jours francs et pour une AGS ce délai est de dix (10) jours francs.
      L'omission accidentelle de faire parvenir l'avis de convocation à un ou des membres n'a pas pour effet d'invalider la tenue de l'assemblée concernée ni les décisions qui y sont prises. La preuve du caractère accidentel de l'omission est à la charge de ceux qui convoquent l'assemblée.

    4. Quorum

      Le quorum de toute assemblée des membres est fixé au nombre des membres présents et ayant droit de vote.

    5. Vote

      Seuls les membres ayant droit de vote peuvent voter. Le vote par procuration n'est pas permis. La règle du un (1) membre / un vote s'applique.
      Sauf disposition particulière et contraire des présents règlements, les décisions sont prises à la majorité des membres présents et le vote est pris à main levée, à moins que le scrutin secret ne soit demandé par au moins cinq (5) membres présents.
      En cas d'égalité des voix, le président de l'ARVMQCA, ou, en cas d'absence de celui-ci, son représentant officiel a un vote prépondérant.

    6. L'ordre du jour de l'AGA

      L'ordre du jour de l'AGA doit, entre autres, comporter les items suivants:

      1. Nomination d'un président d'assemblée
      2. Vérification du quorum (prise des présences)
      3. Lecture et adoption de l'ordre du jour
      4. Lecture et adoption du procès-verbal de la dernière AGA
      5. Rapport général fait par le président de l'ARVMQCA
      6. Rapports des comités
      7. Lecture et adoption du rapport financier de l'exercice précédant
      8. Nomination d'un vérificateur le cas échéant
      9. Examen et vote sur les propositions d'amendements aux présents règlements généraux, le cas échéant
      10. Élections des membres du CE
      11. Varia (établissement de son contenu)
      Une fois l'ordre du jour lu et accepté, à moins d'un consensus de l'Assemblée, l'ordre du jour ne peut être changé.

    7. Rôle et pouvoirs de l'AGA

      1. Recevoir et approuver les rapports du CA, du CE ou de tout autre comité
      2. Élire les membres du CE tel que prévu aux présents règlements
      3. Approuver les prévisions budgétaires et les états financiers
      4. Discuter de toutes affaires jugées opportunes pour le bien de l'ARVMQCA et donner les mandats découlant de ces discussions
      5. Désigner le vérificateur de l'ARVMQCA le cas échéant
      6. Proposer et accepter des amendements aux présents règlements conformément aux dispositions de l'article 6.6
      7. Déléguer au CA les pouvoirs nécessaires ou requis pour la réalisation convenable et satisfaisante des objectifs de l'ARVMQCA

    8. Rôle et pouvoirs de l'assemblée générale spéciale des membres (AGS)

      L'AGS a les mêmes pouvoirs que l'AGA , mais elle ne peut invalider une décision prise en AGA.
      Son rôle est de statuer sur des points qui nécessitent un accord entre la tenue des AGA.

  7. Conseil d'Administration

    1. Composition

      Le CA est composé d'office d'un (1) représentant officiel de chaque club reconnu par l'ARVMQCA et la FQSC. Ce représentant officiel doit être membre en règle de la FQSC et du club qu'il représente.
      Le CA est composé d'office des membres du CE de l'ARVMQCA élus lors de l'AGA.
      Chaque membre du CE ne peut siéger au CA en tant que représentant officiel ou délégué d'un club membre du CA.

    2. Droit de vote

      Lors d'une réunion du CA, le principe d'un (1) membre un (1) vote s'applique. Le vote est fait à main levée.
      En cas d'égalité des voix, le président de l'ARVMQCA, ou, en cas d'absence de celui-ci, son représentant officiel, a un vote prépondérant.
      Le vote secret peut être demandé s'il y a consensus. Le consensus se définit par 75% de l'accord des membres présents.

    3. Procès verbal

      Le secrétaire voit à la préparation d'un procès-verbal de chaque réunion du CA. Le procès verbal doit porter la signature du secrétaire. Après son adoption lors de la réunion subséquente, le procès-verbal est alors signé par la personne qui préside l'assemblée. Le secrétaire est dispensé de la lecture du procès-verbal si l'assemblée le demande.

    4. Vacance

      Toute vacance au sein du CA est comblée par celui-ci et le nouveau membre du CA tient office jusqu'à la fin du terme de celui qu'il remplace.
      Cette clause ne s'applique pas aux membres collectifs.

    5. Démission et destitution

      Tout membre du CA qui cesse d'être qualifié ou offre sa démission par écrit, à partir de la date de l'acceptation par une résolution du CA, cesse d'être membre de ce CA.
      La démission d'un représentant d'un membre collectif doit faire l'objet d'une résolution du CA de ce membre collectif.
      Tout membre du CA qui s'absente pour trois (3) réunions consécutives sans raison valable pourra être destitué par résolution du CA. Dans ce cas, le représentant officiel du membre collectif doit être remplacé à défaut de quoi le membre collectif (club) ne sera plus membre de l'ARVMQCA et perdra ainsi tous les privilèges qui y sont rattachés.
      Après la deuxième absence consécutive sans raison valable, le membre du CA doit être informé des conséquences de ses absences.

    6. Rémunération et remboursement des frais

      Un membre du CA ou du CE ne reçoit aucune rémunération à ce titre. Il aura cependant le droit d'être remboursé des frais encourus dans l'exercice de ses fonctions au sein de l'ARVMCA, selon les normes établies par le CA.
      La politique concernant le remboursement des dépenses encourues pour le compte de l'ARVMQCA s'applique aux bénévoles membres d'un comité officiel de l'ARVMQCA et s'il y a lieu, à des personnes engagées par l'ARVMQCA pour l'aider à réaliser ses mandats.
      La politique de remboursement de la FQSC s'applique à l'ARVMQCA.

    7. Convocation d'une réunion du CA

      Les CA sont convoqués au moyen d'un avis écrit envoyé aux membres, à leur dernière adresse connue et/ou publiée dans la liste officielle des membres de la FQSC. Cet avis doit indiquer l'endroit, la date, l'heure et le projet d'ordre du jour.
      Le délai de convocation pour un CA est de quinze (15) jours francs.
      L'omission accidentelle de faire parvenir l'avis de convocation à un ou des membres n'a pas pour effet d'invalider la tenue de l'assemblée concernée ni les décisions qui y sont prises.
      La preuve du caractère accidentel de l'omission est la charge de ceux qui convoquent l'assemblée.
      Ces dispositions ne s'appliquent pas s'il y a la tenue d'une rencontre immédiatement après l'AGA.
      Le CA peut, par résolution, fixer les dates précises de ses réunions et alors aucun avis de convocation ne sera requis pour les réunions ainsi pré-déterminées.

    8. Rôle et pouvoirs du CA

      • Rôle
        Le rôle du CA est de prendre des décisions officielles sur les affaires de l'ARVMQCA, notamment et non exclusivement:

        1. Préparer les AGA et le contenu de son ordre du jour
        2. Établir le calendrier des courses et autres activités de l'ARVMQCA
        3. Choisir les personnes engagées pour réaliser les mandats de l'ARVMQCA
        4. Approuver leurs descriptions de tâches et établir la rémunération de ces personnes, s'il y a lieu
        5. Approuver les politiques d'achats de l'ARVMQCA
        6. Former un ou des comités techniques ponctuels
        7. Arbitrer des mésententes au sein du membership de l'ARVMQCA

      • Pouvoirs
        À moins qu'elles ne soient contraires aux règles des fédérations qui gèrent le vélo de montagne ou les lois en vigueur, les décisions prises par le CA dans l'exercice de ses activités sont exécutoires.
        Seule l'AGA ou une AGS peut invalider une décision prise par le CA.
        Le CA, pour des raisons d'efficacité, peut déléguer pour une période déterminée un ou plusieurs de ses pouvoirs au CE.

  8. Comité Exécutif

    1. Composition et fonctions

      Le CE est formé par la réunion des membres élus suivants:

      • Le président de l'ARVMQCA
        Le président est l'officier exécutif de l'ARVMQCA. Il préside à toutes les assemblées de l'ARVMQCA (AGA-AGS-CA-CE). Il voit à l'exécution des décisions du CA et du CE; signe les documents requérant sa signature ; est le seul porte-parole officiel de l'ARVMQCA; exerce tous les pouvoirs qui pourront occasionnellement lui être attribués par le CA ou le CE; il est membre ex-officio de tous les comités de l'ARVMQCA et représente l'ARVMQCA auprès des fédérations qui gèrent le vélo de montagne.
      • Le vice-président
        En cas d'absence ou d'incapacité d'agir du président, le vice-président le remplace et il possède alors tous les pouvoirs du président et en assume toutes les obligations.
      • Le secrétaire
        Le secrétaire a la garde des documents et registres de l'ARVMQCA. Il reçoit les correspondances officielles de l'ARVMQCA. Il agit comme secrétaire des assemblées. Il voit à la rédaction des procès-verbaux. Il envoie les avis de convocations ainsi que tout autre avis aux personnes concernées. Il exécute les mandats que le CA lui confie.
      • Le trésorier
        Le trésorier a la garde des valeurs de l'ARVMCA. Il voit au dépôt des deniers auprès des institutions financières que détermine le CA et perçoit les revenus. Il présente à chaque réunion du CA un compte-rendu de la situation financière de l'ARVMQCA. Il doit tenir à date dans un document qui y est dédié, l'historique des transactions de l'ARVMQCA. Ce document doit être accessible aux membres du CA. Il coordonne les activités de financement de l'ARVMQCA.
      • Les directeurs (directeur technique régional; directeur de l'inventaire; directeur des "jeux nationaux"; représentant des commissaires):
        • directeur technique régional
          Le directeur technique régional (DTR) vérifie la qualité, la sécurité des parcours des courses tenues par les clubs membres. Il en fait rapport au commissaire en chef qui officie.
          Le DTR conseille le club organisateur dans la bonne marche d'une course régionale. Pour ce faire, il veille à la mise à jour du guide d'organisation d'une course régionale de vélo de montagne.
          Le DTR peut, dans le respect de ses qualifications, être appelé à coordonner les activités attenantes aux Jeux du Québec ou autres manifestations régionales; dans ce cas, il préside toute la démarche du choix des entraîneurs et des critères de sélection des athlètes le cas échéant.
        • directeur du patrimoine et des acquisitions
          Le directeur du patrimoine et des acquisitions (DPA) tient à jour l'inventaire du patrimoine de l'ARVMQCA.
          Le DPA voit aux évaluations des besoins, aux évaluations de la qualité du matériel requis, aux achats de ce matériel. Tout achat doit être fait avec l'approbation du CE.
          À moins d'impossibilité le DPA ne doit pas être en lien commercial ou familial avec le fournisseur des biens à acheter.
        • représentant des commissaires
          Le représentant des commissaires veille à la conformité entre les décisions prises par les différentes instances de l'ARVMQCA et les règlements qui régissent le sport.

      Les différentes fonctions au sein du CE sont assignées entre eux par les membres du CE lors de la première réunion suivant une élection.
      Le cumul des fonctions par un même membre au sein du CE est possible.

    2. Rencontres

      Le CE se réunit lorsque nécessaire mais au moins quatre (4) fois par année et le quorum est fixé à la majorité des membres.
      L'AGA est comptée dans ce minimum de rencontres.
      Ces quatre (4) réunions doivent être des rencontres où les membres sont physiquement dans un même lieu.
      Les réunions du CE se tiennent au siège social de l'ARVMQCA ou tout autre endroit de son choix, dans le territoire de l'ARVMCA.

    3. Vote

      Les décisions du CE sont prises via consensus.
      Le vote secret ou à main levée peut être demandé par un membre. Dans ce cas, le procès verbal doit l'indiquer.
      Les membres du CE ont droit à l'abstention de vote.

    4. Ordre du jour et convocation

      Les membres du CE sont convoqués via les moyens de communication en cours accessibles au membre.
      Le membre convoqué doit signifier avoir reçu son invitation.
      La convocation doit inclure un projet d'ordre du jour.

    5. Élections des membres du CE

      Les membres du CE sont élus à l'AGA selon la procédure suivante:

      • L'AGA nomme un président et un secrétaire d'élection
      • Le président d'élection reçoit de l'AGA des mises en nomination, appuyées par au moins un membre présent
      • Le président compile les candidatures
      • Le président s'assure que chaque candidat proposé accepte d'être mis en nomination
      • S'il n'y a pas plus de mises en nomination que de postes vacants, les membres mis en nomination sont élus automatiquement
      • Les membres du CE sont élus pour 2 ans et sont rééligibles:
        • pour la saison dont l'année est paire les postes laissés libres de vice-président et d'un directeur sont en élection
        • pour la saison dont l'année est impaire les postes laissés libres des autres membres du CE sont en élection

    6. Rôle et pouvoirs du CE

      • Rôle
        Le CE a comme rôle de veiller aux opérations régulières de l'ARVMQCA et d'en assurer la bonne marche, dans le respect des mandats que lui donne le CA.
        Pour ce faire, il peut solliciter des services. Dans ce cas, si ces services occasionnent des déboursés, ceux-ci doivent être approuvés par le CA.
        Cette approbation obligatoire peut être générale ou ponctuelle selon une décision du CA.

      • Pouvoirs
        Dans le respect des mandats et responsabilités que lui confère le CA, le CE peut entreprendre des actions ou des engagements financiers sans devoir ponctuellement en saisir le CA.
        Dans le respect des mandats et responsabilités que lui confère le CA, celui-ci est solidairement responsable des actions entreprises par le CE.

  9. Comités et sous-comités

    Le CA peut constituer tout comité temporaire ou ad hoc dont il aura besoin pour la réalisation des objectifs de l'ARVMQCA.
    Le président d'un comité peut établir des sous-comités et s'adjoindre les membres nécessaires pour la meilleure réalisation des buts et objectifs du comité.

  10. Année financière

    L'exercice financier de l'ARVMQCA se termine le 31 octobre de chaque année ou à toute autre date qu'il plaira au CA de fixer.

  11. Livres et comptabilité

    Le CA fera tenir par le trésorier de l'ARVMQCA ou sous son contrôle un ou des livres de comptabilité, dans lequel ou lesquels seront inscrits tous les fonds reçus ou déboursés par l'ARVMQCA, tous ses biens , toutes ses dettes ou obligations de même que toutes ses transactions. Ce ou ces livres sont sous la garde du trésorier et sont ouverts en tout temps à l'examen du président ou du CE ou du CA.

  12. Vérification

    Les livres et états financiers de l'ARVMQCA sont vérifiés chaque année, aussitôt que possible après l'expiration de l'exercice financier, par le vérificateur nommé lors de l'AGA.

  13. Effets bancaires

    Tous les chèques, billets ou autres effets bancaires de l'ARVMQCA sont signés par les personnes qui sont de temps en temps désignés à cette fin par le CA.

  14. Contrats

    Les contrats ou autres documents requérant la signature de l'ARVMQCA sont au préalable approuvés par le CA ou le CE et sur telle approbation sont signés par le président ou le vice-président ou le secrétaire ou le trésorier.

  15. Amendements

    Tout membre qui veut proposer des amendements aux règlements de l'ARVMQCA doit en faire parvenir une copie écrite au secrétaire de l'ARVMQCA au moins quinze (15) jours francs avant la tenue de l'AGA, par insertion dans le projet d'ordre du jour.
    Un vote des deux tiers (2/3) des membres présents est requis pour l'adoption de tout amendement aux règlements.
    Le vote est pris à main levée à moins que le scrutin secret ne soit requis par un membre.
    À moins qu'un scrutin secret n'ait été requis, une déclaration du président de l'assemblée a l'effet qu'une résolution a été adoptée ou rejetée et une entrée faite au procès-verbal à cet effet constitue prima facie de l'adoption ou du rejet de cette résolution sans qu'il ne soit nécessaire de prouver le nombre ou la proportion des votes enregistrés.
    En cas d'égalité des voix, le président d’assemblée a un vote prépondérant.

  16. Modification des règlements

    Les modifications des règlements de l'ARVMQCA doivent, conformément aux exigences de la Loi sur les compagnies, être adoptées par le CA et ratifiés ensuite par l'AGA ou une AGS.
    Le CA peut, dans les limites permises par la Loi sur les compagnies, amender les règlements de l'ARVMQCA, les abroger ou en adopter de nouveaux et ces amendements, cette abrogation et ces nouveaux règlements sont en vigueur dès leur adoption et ils le demeurent jusqu'à la prochaine AGA où ils doivent être ratifiés pour continuer d'être en vigueur, à moins qu'ils n'aient été ratifiés lors d'une AGS.

  17. Divers

    1. Responsabilités

      Aucun membre du CA ou officier de l'ARVMQCA ne peut être tenu personnellement responsable de tout acte posé dans l’exercice de ses fonctions ou de négligence ou défaut d'un autre membre du CA, officier ou bénévole ou employé de l'ARVMQCA ou pour quelqu'autre raison, sauf dans le cas de violations de la loi.
      L'ARVMQCA doit faire en sorte que ses officiers élus soient couverts par une assurance responsabilité pour la durée de leur mandat.

    2. Fin de l'ARVMQCA

      Si l'ARVMQCA devait cesser ses activités, par abandon de la charte ou autrement, tous les actifs de l'ARVMQCA seront transférés à un ou des organismes ayant les mêmes objectifs ou des objectifs similaires.

    3. Actes judiciaires

      Tout officier de l'ARVMQCA dûment mandaté est autorisé à répondre pour l'ARVMQCA à tous les brefs de saisies avant ou après jugement; ou ordonnance sur faits et articles qui peuvent être signifiés à l'ARVMQCA; à signer l'affidavit nécessaire à des poursuites judiciaires ; à produire une défense aux procédures faites contre l'ARVMQCA; à poursuivre ou à faire une requête en faillite contre tout débiteur de l'ARVMQCA; à assister et à voter aux assemblées des créanciers ou à accorder des procurations au syndic de faillite.

    4. Interprétation

      Dans tous les règlements de l'ARVMQCA, le singulier inclut le pluriel, et vice-versa; le mot personne inclut les sociétés et les corporations et le masculin inclut le féminin.